Dúvidas Frequentes

1. Infelizmente, o estudante que selecionamos para a bolsa PIBIEX não vai poder continuar como bolsista, porque ele vai começar um estágio remunerado em breve. Como eu faço para transferir esta bolsa PIBIEX para outra/o estudante?

Para realizar a troca de bolsista PIBIEX, solicitamos que a coordenadora ou o coordenador da proposta faça um ofício solicitando e justificando a troca de bolsista. O ofício deve ser enviado por email para a PROEXT-AC através do email pibiex@ufba.br.  A nova pessoa que assumirá bolsa deve preencher o formulário de Implementação de projetos PROEXT-AC - estudantes (bolsas e auxílios), anexando os documentos indicados (entre os documentos, será necessário anexar uma cópia do ofício de solicitação de substituição de bolsista).

A partir de 2023.2, não será aceito o envio de documentos de implementação via e-mail, apenas via formulário. 

2. Sou coordenador de um projeto que tem bolsa PIBIEX, entretanto, não poderei continuar coordenando a proposta (por motivos de afastamento, saída da UFBA, viagem, etc.). Como faço para realizar a troca de coordenação do projeto ou a troca de orientação da/o bolsista?

Não é possível realizar alteração de coordenação do projeto contemplado no edital PIBIEX. No item 5, parágrafo único do Edital PIBIEX, é informado que "Não será permitida a substituição de coordenadores/as de propostas selecionadas." No caso de afastamento das atividades, é possível designar um/a tutor/a para acompanhamento de bolsista, contanto que esse/a tutor/a tenha sido cadastrado/a no projeto inicial, quando da submissão da proposta. 

O Programa Institucional de Bolsas de Iniciação à Extensão Universitária (PIBIEX) é regido pela Resolução Nº 03/2013 do CAPEX (e suas alterações Resolução Nº 04/2014 CAPEX - Altera o Art. 2º, o Art. 6º e o Art. 28º da Resolução 03/2013 CAPEX, Resolução Nº 02/2024 CAPEX - Altera o Art. 16º da Resolução 03/2013 CAPEX). No Art. 7º, sobre as atribuições da orientação, o item III dispõe que, "nos casos em que precisar se afastar de suas atividades de orientação a estudantes do PIBIEX por mais de 45 dias consecutivos e de não contar com Tutor registrado no Projeto, o Orientador deverá encaminhar à Coordenação, com antecedência mínima de 30 dias, ofício justificando o fato e indicando os procedimentos que serão adotados para garantir o processo de formação dos estudantes nesse período". 

Nesse sentido, com a manutenção da bolsa para a estudante, a responsabilidade da orientação, acompanhamento das atividades da bolsista e entrega de relatório permanece, independentemente do afastamento.

Para mais informações, por favor, contate nossa equipe do PIBIEX (pibiex@ufba.br) e/ou de bolsas e auxílios (sediproext@ufba.br).

3. Infelizmente, o estudante que selecionamos para a bolsa PIBIEX não vai poder continuar como bolsista, porque ele vai começar um estágio remunerado em breve. Como eu faço para transferir esta bolsa PIBIEX para outra/o estudante?

A submissão de resumo, apresentação de trabalho e participação das demais atividades do Congresso UFBA são atribuições de estudantes participantes do Programa Institucional de Bolsas de Iniciação à Extensão Universitária (PIBIEX), conforme RESOLUÇÃO Nº 01/2025 do CAPEX. O não cumprimento dessas atribuições por parte de estudantes participantes do PIBIEX, em caráter voluntário ou de bolsista, caracteriza inadimplência com a PROEXT-AC, conforme artigo 20 da Res. 01/2025 do CAPEX.

Orientadoras, orientadores e estudantes, bolsistas ou voluntárias/os, inadimplentes com o PIBIEX não poderão se inscrever nos editais subsequentes do Programa. A inadimplência de orientadoras, orientadores e estudantes poderá ser suspensa pelo Comitê Institucional após a avaliação de justificativa, devidamente fundamentada, encaminhada por ofício à Coordenação do PIBIEX (coordex@ufba.br, com cópia para pibiex@ufba.br). Com a implementação do módulo de inadimplência nos sistemas da PROEXT-AC (SISBIEX e SAPEX), o bloqueio referente à inadimplência fica automático no sistema e, a partir da própria interface do sistema, é possível enviar uma justificativa para essa inadimplência.  

Portanto, há duas ações a serem tomadas: o envio de justificativa através de ofício e, no caso de participar de algum programa da PROEXT-AC no próximo ano, enviar a justificativa pelo sistema. Os sistemas são integrados e a inadimplência em um programa implicará o bloqueio da participação em qualquer outro programa. É importante lembrar que a inadimplência de estudante implica, automaticamente, a inadimplência da orientadora ou do orientador. 

4. Sou bolsista/voluntária(o) da PROEXT-AC e sei que é obrigatório apresentar trabalho no Congresso UFBA. Contudo, não poderei realizar a apresentação/não realizei a apresentação. O que acontece agora, como devo proceder?

Lamentamos que sua apresentação no Congresso UFBA não será/foi realizada. A submissão de resumo, apresentação de trabalho e participação nas demais atividades do Congresso UFBA são atribuições de estudantes participantes de programas que recebem bolsa de Extensão da PROEXT-AC, conforme RESOLUÇÃO Nº 01/2025 do CAPEX. O não cumprimento dessas atribuições por parte de estudantes, em caráter voluntário ou de bolsista, caracteriza inadimplência com a PROEXT-AC, conforme artigo 20 da Res. 01/2025 do CAPEX.

Orientadoras, orientadores e estudantes, bolsistas ou voluntárias/os inadimplentes com a PROEXT-AC não poderão se inscrever nos editais subsequentes da Pró-reitoria. A inadimplência de orientadoras, orientadores e estudantes poderá ser suspensa pelo Comitê Institucional após a avaliação de justificativa, devidamente fundamentada, encaminhada por ofício à Coordenação do Programa (PIBIEX e PAEX - coordex@ufba.br, com cópia para sediproext@ufba.br; ACCS - coficext@ufba.br, com cópia para emcampo@ufba.br; PIBIARTES e PIBEXA - coordextac@ufba.br, com cópia para artecultura@ufba.br). Com a implementação do módulo de inadimplência nos sistemas da PROEXT-AC (SISBIEX e SAPEX), o bloqueio referente à inadimplência fica automático no sistema e, a partir da própria interface do sistema, é possível enviar uma justificativa para essa inadimplência.  

Portanto, há duas ações a serem tomadas: o envio de justificativa através de ofício e, no caso de participar de algum programa da PROEXT-AC no próximo ano, enviar a justificativa pelo sistema. Os sistemas são integrados e a inadimplência em um programa implicará no bloqueio de participação em qualquer outro programa. Importante lembrar que a inadimplência de estudante implica, automaticamente, na inadimplência da orientadora ou do orientador. 

1. Fui contemplado em um edital ou uma chamada da PROEXT-AC, enviei a documentação e confirmei que tudo estava correto, mas ainda não recebi o pagamento. Qual é a previsão de recebimento de recursos?

Lamentamos o atraso no pagamento. Esse atraso ocorreu devido à demora no remanejamento de recursos federais, provenientes da suplementação orçamentária no ano de 2023. Os recursos já foram disponibilizados para a PROEXT-AC e o processo para pagamento já foi realizado. Esperamos que todos os recursos em atraso sejam pagos até a primeira quinzena de dezembro. 

2. Fui contemplada em um edital ou chamada da PROEXT-AC, está tudo confirmado, mas ainda não recebi os recursos, pois houve atraso no pagamento. Posso fazer os gastos antes do recebimento dos valores do apoio?

Sim, com a proposta aprovada, você pode realizar gastos e guardar as notas fiscais, mesmo antes do recebimento dos recursos. Para isso, basta que os gastos sejam realizados dentro da vigência da chamada. 

3. Fui contemplada em um edital ou uma chamada da PROEXT-AC, enviei a documentação e confirmei que tudo estava correto, mas ainda não recebi o pagamento. Qual é a previsão de recebimento de recursos?

No recibo deve constar o nome da pessoa beneficiada e CPF, nome da coordenadora do projeto e CPF, valor pago e descrição sobre o uso do recurso. Lembre-se que a pessoa beneficiada é quem deve assinar o recibo.

4. Fui contemplado em um edital ou chamada da PROEXT-AC, mas o pagamento dos recursos demorou mais do que o planejado. A vigência da chamada ou edital será ampliada? Posso solicitar alteração do cronograma para um período maior, compensando o atraso do pagamento? 

Não, a vigência da chamada ou edital não será alterada em função da data do pagamento do fomento à proposta. Da mesma forma, não são concedidas alterações de cronograma para prazo que ultrapasse a vigência da chamada ou edital. 

5. Fui contemplada em uma chamada ou edital da PROEXT-AC, mas preciso fazer uma alteração no cronograma aprovado. É possível? Como devo proceder?

Sim, é possível solicitar a alteração do cronograma do Projeto aprovado. Para isso, solicitamos que envie um ofício para a Coordenação de Programas e Projetos, através do e-mail coordext@ufba.br (com cópia para a Secretaria de Editais, no e-mail sediproext@ufba.br). No ofício, é preciso informar o planejamento anterior anterior, que foi aprovado, e o novo cronograma, a ser analisado. Preferencialmente, pedimos que coloque essas informações em formato de tabela(s), a fim de facilitar a análise e comparação dos cronogramas. O ofício, devidamente assinado, deve ser enviado pela pessoa proponente do projeto. Lembre-se de informar, no ofício, o nome da chamada ou do edital, bem como a edição (ano, semestre) a que o pedido se refere. 

É importante atentar para o prazo de vigência da chamada ou edital. As ações no novo cronograma devem, necessariamente, ocorrer até o último dia da vigência da chamada ou edital. Por exemplo, se a vigência da chamada ou edital é 31 de julho, o prazo de realização das ações deve ser ajustado de forma que não ultrapassem o 31 de julho. 

6. Fui contemplado em uma chamada ou edital da PROEXT-AC, mas preciso fazer uma alteração no orçamento aprovado. É possível? Como devo proceder?

Sim, é possível solicitar a alteração do Plano de Aplicação de Recursos do Projeto aprovado. Para isso, solicitamos que envie um ofício para a Coordenação de Programas e Projetos, através do e-mail coordext@ufba.br (com cópia para a Secretaria de Editais, no e-mail sediproext@ufba.br). No ofício, é preciso informar o orçamento anterior, que foi aprovado, e o novo orçamento, a ser analisado. Preferencialmente, pedimos que coloque essas informações em duas tabelas, a fim de facilitar a análise e comparação dos orçamentos. Lembre-se de informar, no ofício, o nome da chamada ou do edital, bem como a edição (ano, semestre) a que o pedido se refere. O ofício, devidamente assinado, deve ser enviado pela pessoa proponente do projeto. 

7. Preciso adquirir equipamentos ou mobiliário para conseguir realizar minha atividade de extensão. Posso utilizar os recursos da PROEXT-AC para isso? 

Compreendemos a necessidade de equipamentos para a realização da atividade, contudo há outras fontes para aquisição de material permanente na universidade, enquanto o mesmo não ocorrer para a extensão. Nesse sentido, priorizamos o fomento à extensão através de auxílio para itens de custeio e não de capital. 

Para saber mais sobre material permanente, itens de capital e custeio, confira os links abaixo

• PROEXT-AC explica a diferença entre Material Permanente e Material de Consumo 

• O que significa recursos de custeio e recursos de capital?

1. Recebi o e-mail informando que tenho um projeto para avaliar. Achei que se referia à minha proposta de submissão, porém, ao verificar, encontrei o projeto de outr​a pessoa. Gostaria de saber se devo aprovar mesmo esse projeto, considerando que não conheço essa pessoa e ela nem é da minha área/unidade. Acredito que tenha sido algum erro do sistema. Como devo proceder?

A mensagem que você recebeu foi um aviso de proposta para ser avaliada como parecerista ad hoc. Você não precisa aprovar, apenas avaliar. A aprovação ou não, dependerá da avaliação. Cada proposta recebe a avaliação de três pareceristas ad hoc mais o parecer final do Comitê Institucional. 

A avaliação por pares é em relação à Extensão e não necessariamente todas as pessoas avaliadoras são da mesma área ou unidade da pessoa proponente. Além disso, não é necessário conhecer a pessoa proponente para avaliar a proposta. 

Orientamos a leitura do Edital correspondente (e.g. PIBIEX, PAEX) a fim de balizar a avaliação da proposta, com particular atenção ao seu caráter extensionista. 

2. Recebi o e-m​ail informando que tenho um projeto para avaliar. É a primeira vez que faço avaliação como parecerista para o Edital PAEX e estou em dúvida sobre como proceder com a avaliação, quais são os critérios?

Para fazer a avaliação, a gente solicita que, antes de olhar as propostas, você revise o Edital PAEX, com atenção para o item 6 (Da submissão e seleção). Particularmente, orientamos para considerar o disposto no item 6.3 

O processo de seleção de propostas terá por objetivo contemplar aquelas com maior potencial de cumprir os objetivos do programa, privilegiando, na avaliação de mérito das propostas aquelas que: 

6.3.1. Atendam a demandas ou ofereçam perspectivas a outros setores da sociedade no combate às desigualdades socioeconômicas e/ou favoreçam populações/grupos em situação de vulnerabilidade que motivaram o projeto;

6.3.2. Demonstrem sua contribuição para a formação técnico-científica e cidadã das/os estudantes envolvidos; 

6.3.3. Demonstrem sua viabilidade de execução; 

6.3.4. Demonstrem adequação do orçamento às ações propostas e aos limites de valores estabelecidos neste Edital; 

6.3.5. Demonstrem clara articulação recíproca da UFBA com comunidades e/ou outros setores da sociedade.   

Assim, você irá atribuir uma nota específica, de 0 a 10, referente ao item 6.3.3 e outra nota referente ao item 6 como um todo, avaliando de 0 a 10 o  "Cumprimento dos objetivos do programa de apoio à extensão docente". Embora a redação, no sistema, seja "docente", a avaliação é para docentes e TAEs, igualmente. 

A avaliação do currículo Lattes é feita de forma automatizada e você só precisará clicar em salvar, para avançar para a tela seguinte.  

3. Participei de um edital da PROEXT-AC e o parecer do Comitê Institucional parece ter desconsiderado informações que eu já havia colocado no SIATEX. Gostaria de entender o que aconteceu. 

O Comitê Institucional não tem acesso ao SIATEX. O SIATEX é nosso Sistema de Registro e Acompanhamento de Atividades de Extensão. Os sistemas de editais (SISBIEX e SAPEX) não são completamente integrados ao SIATEX. Assim, as informações do SIATEX não são analisadas nos processos de editais, quaisquer informações que se queira analisadas no processo de avaliação da proposta devem estar presentes nos documentos e campos de cada edital específico. 

Os SISBIEX e SAPEX servem para a análise, acompanhamento e avaliação de propostas que recebem fomento. Já o SIATEX é para o registro e acompanhamento de todas as atividades extensionistas, independentemente de fomento. Por isso é necessário que toda atividade fomentada esteja no SIATEX, mas na estrutura atual de nossos sistemas, essa é toda a comunicação que há entre esses sistemas. 

Esperamos que, no futuro, com a implementação do SIG-Extensão, tenhamos sistemas mais integrados. 

4. Fui contemplada em um edital de bolsas e li que é preciso fazer uma seleção pública para bolsista. Vocês têm algum modelo de edital? 

Parabéns pela aprovação. Cada proponente pode fazer o edital de seleção de bolsista como desejar, contanto que esteja de acordo com as legislações vigentes. Neste link é possível acessar um modelo de edital. Sinta-se à vontade para usar. Lembramos que é necessário haver ampla divulgação do edital e que não é possível indicar bolsista sem prévia seleção pública.