Chamada para Concessão de Apoio à Organização de Eventos Estudantis 2019
A Pró-Reitoria de Extensão Universitária abre chamada para Concessão de Apoio a Eventos Estudantis. As propostas de apoio serão selecionadas de acordo com o calendário anexo.
A concessão dos apoios será deliberada por uma Comissão composta pela Coordenação de Produção e Difusão da Extensão da Pró-Reitoria de Extensão (PROEXT), um representante da Pró-Reitoria de Ações Afirmativas e Assistência Estudantil (PROAE), um representante da Pró-Reitoria de Administração (PROAD), um representante da Pró-Reitoria de Ensino de Graduação (PROGRAD), um representante da Superintendência de Meio Ambiente e Infraestrutura (SUMAI), um representante da Coordenação de Instalações de Uso Coletivo de Ensino, Pesquisa e Extensão (CIEPE/SUPAC), um representante da Editora da UFBA (EDUFBA) e três representantes estudantis nomeados pelo Diretório Central dos Estudantes (DCE).
Requisitos
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Podem se inscrever estudantes regularmente matriculados nos cursos de graduação UFBA, bem como Centros e Diretórios Acadêmicos (CA/DA);
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O estudante proponente e/ou representante de CA/DA deve ser membro da comissão organizadora do evento;
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As propostas devem ser apresentadas para a organização de eventos ligados às atividades acadêmicas do proponente;
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Não serão aceitas propostas oriundas de projetos de docentes ou que estejam no contexto de ações coordenadas por docentes;
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Cada estudante ou CA/DA pode inscrever apenas uma proposta e cada projeto pode ser contemplado apenas uma vez ao longo do ano;
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A concessão de apoios levará em conta a distribuição equilibrada dos recursos entre os cursos e unidades da UFBA.
Modalidades de apoio
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Infraestrutura institucional;
a) Apoio na divulgação pelo Setor de Comunicação da PROEXT;
b) Impressão de material gráfico P/B de acordo com disponibilidade da EDUFBA, em formato A4 (a impressão em formato A3 é possível mediante fornecimento do papel);
c) Translado local, de acordo com a disponibilidade do Serviço de Transporte da CGA/PROAD;
d) Refeições no Restaurante Universitário, restrito ao quantitativo máximo de refeições, sendo permitido apenas em períodos de frequência reduzida dos estudantes da UFBA e com pagamento do valor integral por parte da comissão organizadora do evento;
e) Espaços (Salas e Auditórios dos PAF's e PAC, áreas abertas dos campi e Cinema da UFBA, etc.), de acordo com disponibilidade da CIEPE e da PROEXT.
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Custeio de até R$2.000,00 por evento, conforme orçamento aprovado;
a) Não é permitida a aplicação de recursos com itens semelhantes aos descritos no item 1;
b) Enquanto Chamada de Organização de Eventos Estudantis, não serão considerados itens de custeio o pagamento de cachês e de pessoal, ressalvados os reembolsos de pequenos custos de produção.
Documentos necessários para solicitações
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Carta de solicitação em nome do responsável pela organização do evento, especificando a infraestrutura e recursos necessários e sua vinculação a Grupos, Sociedades Científicas e/ou Entidades;
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Proposta de atividade com a descrição do evento, quanto ao seu caráter acadêmico/cultural e público envolvido;
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Detalhamento dos apoios solicitados à PROEXT;
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Orçamento total do evento, discriminando outras fontes de apoio, quando houver;
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Parecer da Direção da Unidade Acadêmica do proponente, justificando a relevância para área, a periodicidade e a abrangência do evento.
Rotina do processo
a) Estudante ou representante CA/DA
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Entrega das propostas, segundo calendário, na PROEXT;
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Entrega dos documentos para implementação, em caso de aprovação;
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Preenchimento dos formulários específicos dos apoios de infraestrutura institucional.
Os estudantes do Campus de Vitória da Conquista podem enviar as propostas por email para prodext@ufba.br, impreterivelmente até as 18h do último dia de inscrição de cada etapa.
b) Unidade
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Entrega do Parecer ao estudante proponente para inscrição na chamada, justificando a relevância para área, a periodicidade e a abrangência do evento.
c) PROEXT
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Recebimento das propostas, segundo calendário;
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Habilitação das propostas de acordo com os documentos e requisitos da chamada;
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Convocação da Comissão para análise e seleção das propostas;
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Publicação das propostas selecionadas no site da PROEXT;
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Entrega das Cartas de Concessão de Apoio aos selecionados.
Documentos necessários para implementação (em caso de aprovação)
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Comprovante de matrícula;
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Cópia do RG;
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Cópia do CPF;
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Comprovante de residência;
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Comprovante de dados bancários (conta corrente);
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Ata de Posse, no caso de propostas encaminhadas por CA/DA.
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Formulário de Concessão de Auxílio Financeiro a Estudante;
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Formulários específicos de apoio (PROAD, EDUFBA, etc.).
Relatório de atividades (entregue até 30 dias após a realização do evento)
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Deve conter análise da atividade;
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Dificuldades encontradas (administrativas, funcionais, técnicas);
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Cópias dos recibos de todos os gastos realizados no evento, no caso de concessão de custeio;
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A não entrega do relatório ocasionará a inadimplência do proponente, que será impedido de concorrer na chamada até o final do ano subsequente.
Calendário
1ª Etapa – eventos realizados nos meses de abril a junho
até 15/03 – Recebimento das propostas
22/03 – Divulgação das propostas selecionadas
27/03 – Apresentação dos documentos para implementação
2ª Etapa – eventos realizados nos meses de julho a setembro
até 15/04 – Recebimento das propostas
29/04 – Divulgação das propostas selecionadas
06/05 – Apresentação dos documentos para implementação
3ª Etapa – eventos realizados nos meses de outubro a dezembro
até 12/07 – Recebimento das propostas
26/07 – Divulgação das propostas selecionadas
02/08 – Apresentação dos documentos para implementação
