Chamada para Concessão de Apoio à Organização de Eventos Estudantis 2024

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A Pró-Reitoria de Extensão Universitária abre a Chamada para Concessão de Apoio a Eventos Estudantis 2024, que selecionará propostas que prevejam ações em consonância com o Regulamento de Extensão Universitária da UFBA (Resolução nº 02/2012 do CAPEX), com o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da UFBA 2018/2023. As propostas de apoio serão selecionadas de acordo com o calendário anexo e deverão ter previsão de execução até 15 de dezembro de 2024. 

1. Da/o proponente

1.1. Poderão submeter propostas estudantes dos cursos de graduação da UFBA, bem como Centros e Diretórios Acadêmicos (CAs e DAs) representados por sua/seu  coordenador/a, que atendam às seguintes condições:                                                              

1.1.1 Estejam regularmente matriculadas/os em componentes curriculares de seus Cursos no semestre vigente no momento da implementação (no caso das propostas aprovadas);

1.1.2 Sejam integrantes da comissão organizadora do evento;                                       

1.1.3 Não estejam inadimplentes com a PROEXT.

Parágrafo único: Documentos comprobatórios dos itens 1.1.1 e 1.1.2 devem ser enviados no momento da implementação.

2. Das propostas

2.1. As propostas devem atender aos seguintes requisitos:

2.1.1. Adequar-se à definição de evento, enquanto “ação que implica na apresentação e/ou exibição pública, livre ou com clientela específica, do conhecimento ou produto cultural, artístico, esportivo, científico e tecnológico desenvolvido, conservado ou reconhecido pela Universidade”, conforme determina o Art. 06 da Resolução nº 02/2012 do CAPEX;

2.1.2 Possuir relação com as atividades acadêmicas da/o proponente;

2.1.3 Possuir anuência da Direção da Unidade Acadêmica, através de uma carta, justificando a relevância para área, a abrangência da proposta e a eventual utilização dos espaços da unidade;

2.1.4 A proposta deve ser submetida a partir do formulário específico disponível aqui;

2.1.5 Ter previsão de execução até 15 de dezembro de 2024

2.1.6 Não devem ser oriundas de projetos de docentes ou que estejam no contexto de ações coordenadas por docentes, a não ser no caso de futuro registro no SIATEX para emissão de certificados.

2.2 Período de recebimento das propostas

2.2.1 Está chamada receberá propostas em fluxo contínuo, porém as propostas serão avaliadas em períodos específicos, conforme a data de realização da atividade.

2.2.2 O comitê de seleção realizará reuniões periódicas para análise das propostas e considerará propostas enviadas até a data limite de:

1. 31 de março, para eventos a serem realizados em maio ou junho;

2. 26 de abril, para eventos a serem realizados em julho ou agosto;

3. 21 de junho, para eventos a serem realizados em setembro ou outubro;

25 de agosto, para eventos a serem realizados em novembro ou dezembro.

2.3. Documentos necessários para solicitações:

2.3.1. Proposta de atividade com a descrição do evento, quanto ao seu caráter científico, acadêmico, artístico e/ou cultural; convidados; público-alvo; recursos necessários para sua realização e os espaços em que as ações ocorrerão; a vinculação a Grupos, Sociedades Científicas e/ou Entidades e o orçamento total do evento, discriminando outras fontes de apoio, quando houver (clique aqui para baixar o modelo para elaboração de projeto);

2.3.2. Carta de anuência da Direção da Unidade Acadêmica da/o proponente para a realização das atividades, de acordo com as deliberações da unidade, justificando a relevância para área, a abrangência da proposta e a eventual utilização dos espaços da unidade;

Parágrafo único: As propostas com documentação incompleta  serão inabilitadas.

3. Modalidades de apoio

3.1 Custeio de até R$3.000,00 (três mil reais) por proposta, conforme orçamento aprovado pela comissão. O recurso não poderá ser utilizado em  itens de investimento, a exemplo de compra de equipamentos; pagamento de cachês para palestrantes e/ou artistas; e auxílio à/ao proponente, ressalvados os reembolsos de pequenos custos de produção. As despesas estão sujeitas à prestação de contas e devem ser aplicadas para criar as condições necessárias à realização das ações previstas nas propostas;

4. Concessão dos apoios

4.1 A concessão dos apoios será deliberada por uma comissão composta pela Coordenação de Produção e Difusão da Extensão da Pró-Reitoria de Extensão (PROEXT), um representante da PROEXT, um representante da Pró-Reitoria de Ações Afirmativas e Assistência Estudantil (PROAE), um representante da Pró-Reitoria de Ensino de Graduação (PROGRAD) e dois representantes estudantis nomeados pelo Diretório Central dos Estudantes (DCE).

4.2. Serão priorizadas propostas que sejam apresentadas por estudantes inscritas/os no Cadastro Geral da PROAE e/ou autodeclaradas/os pessoas indígenas, negras, quilombolas, refugiadas, com deficiência, responsáveis por pessoa com deficiência,  transgêneras, travestis, gestantes, puérperas ou adotantes. Este também será um critério de desempate entre projetos, se necessário.

5. Documentos necessários para implementação (apenas em caso de aprovação, clique aqui para enviar)

5.1. Comprovante de matrícula atualizado;

5.2. Cópia do RG;

5.3. Cópia do CPF;

5.4. Comprovante de residência;

5.5. Comprovante de dados bancários (conta corrente);

5.6. Formulário de Concessão de Auxílio Financeiro a Estudante (clique aqui). 

6. Relatório de atividades

6.1. Deve ser elaborado em formulário específico (clique aqui) e entregue até 30 dias após a realização do evento;

6.2. Deve conter análise da atividade, dificuldades encontradas (administrativas, funcionais, técnicas);

6.3. Deve apresentar cópias dos recibos de todos os gastos realizados no evento;

6.4. A não entrega do relatório ocasionará a inadimplência do proponente e do/a orientador/a, que será impedido de concorrer na chamada até o final do ano subsequente.

7 Cronograma

8 Disposições gerais

8.1 Os casos omissos serão dirimidos pela Pró-Reitoria de Extensão Universitária (PROEXT).

Em caso de dúvidas ou sugestões, entre em contato pelo e-mail prodext@ufba.br

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Rotina do processo

a) Estudante ou representante CA/DA proponente

 1. Envia as propostas (elaboradas a partir do modelo para elaboração de projeto disponível aqui), segundo o cronograma, no formulário específico (clique aqui para realizar a submissão);

b) Unidade

1. Envia as cartas de anuência da Direção da Unidade Acadêmica do/a estudante para a realização do evento, de acordo com as deliberações da unidade, justificando a relevância para área, a abrangência da proposta e a eventual utilização dos espaços da unidade.

c) PROEXT

1. Recebe as propostas, segundo calendário;

2. Habilita as propostas de acordo com os documentos e requisitos da chamada;

3. Convoca a Comissão para análise e seleção das propostas;

4. Publica a relação das propostas selecionadas (resultado preliminar) no site da PROEXT;

5. Analisa os recursos;

6. Divulga o resultado final.

d) Estudante ou representante CA/DA com projeto selecionado

1. Entrega dos documentos para implementação (clique aqui para enviar);

2. Realiza a atividade;

3. Entrega o relatório de atividades e prestação de contas, de acordo com o modelo (clique aqui para baixar o formulário), até 30 dias após a vigência da proposta.

4.  Arquiva os comprovantes de pagamento.